Tietosuojaselosteet

Tämä tietosuojaseloste kuvaa sen, miten Rakennuttamo Oy kerää ja käsittelee asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, alihankkijoiden tai muiden yhteistyökumppaneiden henkilötietoja.

Tietosuojaseloste, asiakkaat, alihankkijat ja muut yhteistyökumppanit

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rakennuttamo Oy (myöhemmin ”Rakennuttamo”)

Elimäenkatu 17-19

00510 Helsinki

Y-tunnus 2703934-3

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Rakennuttamo Oy:n tietosuojavastaava vastaa kaikista yhtiön tietosuoja-asioista.

• Elina Niinimäki
• elina.niinimaki@rakennuttamo.fi
• puh. +358 40 843 4987

3. Henkilötietojen oikeudellinen peruste sekä käyttötarkoitus

Henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu solmittuun asiakas- tai yhteistyösopimukseen, Rakennuttamon oikeutettuun etuun tai muuhun tilanteeseen, jossa on rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakas- ja yhteistyökumppanisuhteiden hoitaminen, kehittäminen ja ylläpito sekä niistä saatavan datan analysointi ja tilastointi
• Myynti- ja markkinointitoimien toteuttaminen: asiakastapahtumat, suoramarkkinointi, verkkomainonnan kohdistaminen, mielipide- ja markkinatutkimukset, arvonnat ja kilpailut
• Uutiskirjeiden tiedottaminen ja vastaanottaminen
• Palaute- ja asiakastyytyväisyyskyselyt sekä muut vastaavat tutkimukset ja kyselyt
• Rakennuttamon myynnin ja liiketoiminnan kehittäminen
• Mahdolliset saataviin ja perintätoimiin liittyvät toimet

4. Henkilötietoryhmät ja henkilötietojen lähteet

Tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuja rekisteröityjä ovat Rakennuttamon asiakkaat, yhteistyökumppanit sekä potentiaaliset asiakkaat ja näiden edustajat, työntekijät ja muut yhteyshenkilöt.

Rakennuttamo käsittelee seuraavia henkilötietoja asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden sekä niiden edustajien tai yhteyshenkilöiden osalta:

• Perustiedot (mm. etunimi, sukunimi, titteli ja yritys)
• Yhteystiedot (mm. kotiosoite, postinumero, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Asiakashistoria kuten tuote- ja tilaustiedot sekä osallistuminen tilaisuuksiin ja tapahtumiin
• Laskutus- ja maksutiedot sekä mahdolliset perintätoimiin liittyvät tiedot
• Asiakaspalautteet sekä markkinointiluvat ja -kiellot
• Yhteydenpitoon liittyvät tiedot
• Markkinointitoimenpiteiden yhteydessä annetut tiedot kuten esimerkiksi uutiskirjeiden tilaamiseen liittyvät tiedot
• Verkkosivustojen kautta kerätyt tiedot (mm. selailu- ja kävijätiedot sekä IP-osoitteet)
• Muut tiedot, joihin rekisteröity on antanut oman suostumuksensa (mm. suostumus suoramarkkinointiin sekä evästeiden kautta saadut tiedot)

Rakennuttamo käsittelee seuraavia henkilötietoja potentiaalisten asiakkaiden ja niiden edustajien tai yhteyshenkilöiden osalta:

• Perustiedot (mm. etunimi, sukunimi, titteli ja yritys)
• Yhteystiedot (mm. kotiosoite, postinumero, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Suoramarkkinointiin annetut suostumukset tai kiellot
• Evästeiden kautta saadut tiedot, joihin on henkilön oma suostumus evästevalinnan kautta (ns. cookie banner)

Henkilötietojen lähteitä ovat muun muassa:

• Puhelut ja tapaamiset
• Sähköpostit
• Julkiset rekisterit
• Rekisteröidyn itsensä antamat tiedot, joihin luetaan myös vastaukset kyselyihin, uutiskirjetilaukset, tapahtumat, kilpailut ja muut näihin verrattavat lähteet.

5. Henkilötietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat

Kerättyjä henkilötietoja käsitellään Rakennuttamossa vain kohdassa 3 mainittuihin tarkoituksiin, eikä niitä lähtökohtaisesti luovuteta eteenpäin. Rakennuttamo voi luovuttaa henkilötietoja lain sallimissa rajoissa muun muassa yrityskaupan yhteydessä ja valikoiduille kumppaneille, ellei rekisteröity kiellä sitä.

Rakennuttamo voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia esimerkiksi uutiskirjeiden lähettämiseen ja tapahtumatietojen keräämiseen sekä ylläpitämiseen. Tällöin palveluntarjoaja vastaa henkilötietojen käsittelystä tietosuojalain mukaisesti ja käyttää niitä vain siihen nimenomaiseen tarkoitukseen vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen.

6. Tietojen siirto EU:n talousalueella tai talousalueen ulkopuolelle

Rakennuttamo ei siirrä henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mutta käyttää Googlen analytiikkadataa, jonka myötä tietoja siirtyy Yhdysvaltoihin. Google on liittynyt Euroopan unionin ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), jolloin tietojensiirtoa koskee Euroopan komission antama vastaavuuspäätös.

7. Henkilötietojen suojaaminen ja säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään Rakennuttamon tietojärjestelmissä, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä henkilötietoja työtehtäviensä perusteella. Heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietojärjestelmien tietoturvallisuus on järjestetty teknisin ja organisatorisin keinoin.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on lain edellyttämällä tavalla mahdollista ja tarkoituksenmukaista Rakennuttamolle. Asiakassuhteiden kautta saatuja henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta sopimussuhteen päättymisestä, ellei laki edellytä pidempää säilytystä. Potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytetään niin pitkään kuin se on lain nojalla sallittua tai tarpeellista, ja niiden käsittelyperusteen ajankohtaisuus arvioidaan viiden vuoden välein.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Kaikki tietosuoja-asioihin liittyvät yhteydenotot ja pyynnöt tulee toimittaa Rakennuttamon tietosuojavastaavalle.

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tietää, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus päästä niihin ja tarkastaa ne.
• Oikeus virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisuun, täydentämiseen, korjaamiseen tai jopa tietojen poistamiseen. Tietojen poistaminen on kuitenkin mahdollista vain, mikäli lainsäädäntö ei estä sitä.
• Oikeus peruuttaa henkilötietoja koskeva suostumus milloin tahansa. Peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruuttamista tehtyyn tietojenkäsittelyyn ja sen laillisuuteen.
• Oikeus joissain tapauksissa rajoittaa henkilötietojen käsittelyä.
• Oikeus joissain tapauksissa vastustaa henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi suoramainontaa, suoramarkkinointia ja etämyyntiä varten.
• Oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle, kun tiedot on toimitettu selkeässä koneellisesti luettavassa muodossa ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä ei ole Rakennuttamolla noudatettu tietosuojalainsäädäntöä.

9. Tietosuojaselosteen päivitys

Rakennuttamo kehittää jatkuvasti yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjään ja toimintatapojaan. Pidätämme oikeuden tämän tietosuojaselosteen päivittämiseen tarvittaessa toiminnan muuttumisen tai lainsäädännön aiheuttamien muutosten johdosta.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa sen, miten Rakennuttamo Oy käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja.

Tietosuojaseloste, työnhakijat ja rekrytoinnit

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rakennuttamo Oy (myöhemmin ”Rakennuttamo”)
Elimäenkatu 17-19
00510 Helsinki
Y-tunnus 2703934-3

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Rakennuttamo Oy:n tietosuojavastaava vastaa kaikista yhtiön tietosuoja-asioista.

Elina Niinimäki
elina.niinimaki@rakennuttamo.fi
puh. +358 40 843 4987

3. Henkilötietojen oikeudellinen peruste sekä käyttötarkoitus

Työnhakijan henkilötietojen käsittely perustuu Rakennuttamo Oy:n oikeutettuun etuun ja työnhakijan suostumukseen koskien työhakijan työhakemusta, työnhakijan yhteys- ja osoitetietoja, koko rekrytointiprosessia sekä sen aikana kerättäviä tietoja muun muassa mahdollisten suosittelijoiden tai soveltuvuustestausten kautta. Työnhakijan henkilötietoja käytetään uusien työntekijöiden rekrytointiin eli työhakemusten vastaanottamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen sekä työsopimuksen laatimiseen tarvittaviin toimiin. Henkilötietojen säilyttäminen liittyy rekrytointiprosessin aikana tehtävien henkilötietojen käsittelyn lisäksi mahdollisiin tuleviin rekrytointeihin.

4. Henkilötietoryhmät ja henkilötietojen lähteet

Tässä tietojasuojaselosteessa tarkoitettuja rekisteröityjä ovat kaikki työnhakijat, jotka hakevat töitä suoraan tai välillisesti. Rakennuttamo kerää työnhakijaa koskevat tiedot lähtökohtaisesti henkilöltä itseltään. Henkilötietoja voidaan myös kerätä suostumuksen perusteella rekrytointikumppaneilta tai työnhakijan nimeämiltä suosittelijoilta. Rakennuttamo käsittelee seuraavia henkilötietoja työnhakijoiden osalta:

• Henkilön perustiedot (mm. etunimi ja sukunimi)
• Yhteystiedot (mm. kotiosoite, postinumero, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Työnhakijan ansioluettelon sekä työhakemuksen tiedot osaamisen ja kelpoisuuden arviointiin sisältäen myös mahdolliset erityisosaamiset, -taidot tai erilliset pätevyydet
• Työnhakijan mahdollisten soveltuvuus- ja henkilöarviointien tiedot
• Viranomaisrekistereistä saatavat tiedot mahdollista turvaselvitystä varten
• Työnhakijan mahdollisesti toimittamat sosiaalisen median profiilit, ja niihin sisältyvät tiedot
• Rekrytointiprosessin aikana kerätty muu data kuten työhaastattelumuistiot ja muistiinpanot
• Tiedot työnhakijan suosittelijoista
• Muut työnhakijan itse toimittamat tiedot

5. Henkilötietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat

Kerättyjä työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään Rakennuttamossa vain kohdassa 3 mainittuun tarkoitukseen emmekä luovuta lähtökohtaisesti niitä eteenpäin. Käytämme soveltuvuus- ja henkilöarviointien tekemisessä ulkopuolista palveluntarjoajaa, joka sitoutuu sopimuksen nojalla käsittelemään työnhakijan henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on arvioinnin tekemiseksi tarpeellista.

6. Tietojen siirto EU:n talousalueella tai EU:n talousalueen ulkopuolelle

Rakennuttamo ei siirrä työnhakijoiden henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen suojaaminen ja säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään Rakennuttamon tietojärjestelmissä, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat ko. henkilötietoja rekrytointiprosessin hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietojärjestelmien tietoturvallisuus on järjestetty teknisin ja organisatorisin keinoin. Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon. Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin Rakennuttamo katsoo, että sen oikeudet on turvattu ja velvollisuudet voidaan täyttää tai mikäli se on tarpeen lain velvollisuuksien täyttämiseksi. Työnhakijoiden tapauksessa lähtökohtana on, että henkilötietoja säilytetään 1 vuoden ajan rekrytointipäätöksestä lukien. Palkattujen työntekijöiden tiedot siirtyvät sopimuksen teon jälkeen Rakennuttamon henkilörekisteriin työntekijänä. Muiden työnhakijoiden hakemuksia voidaan säilyttää pidempään kuin 1 vuotta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Kaikki rekisteröityjen yhteydenotot ja pyynnöt tietosuoja-asioihin liittyen tulee toimittaa Rakennuttamon tietosuojavastaavalle (kohta 2). Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tietää käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, oikeus päästä henkilötietoihin sekä tarkastaa ne.
• Oikeus rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisuun, täydentämiseen, korjaamiseen tai jopa tietojen poistamiseen. Tietojen poistaminen kuitenkin on mahdollista vain, mikäli lainsäädäntö ei estä tietojen poistamista.
• Oikeus peruuttaa henkilötietoja koskeva suostumus milloin tahansa. Peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruuttamista tehtyyn tietojenkäsittelyyn ja sen laillisuuteen.
• Oikeus joissain tapauksissa rajoittaa henkilötietojen käsittelyä.
• Oikeus joissain tapauksissa vastustaa henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi suoramainontaa tai -markkinointia, etämyyntiä ja suoramarkkinointia varten.
• Oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle silloin kun rekisteröity on toimittanut tietonsa selkeässä koneellisesti luettavassa muodossa ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä ei ole Rakennuttamolla noudatettu tietosuojalainsäädäntöä.

9. Tietosuojaselosteen päivitys

Rakennuttamo kehitää jatkuvasti yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjä ja toimintatapojaan. Pidätämme oikeuden tämän tietosuojaselosteen päivittämiseen tarvittaessa toiminnan muuttumisen tai lainsäädännön aiheuttamien muutosten johdosta.